Pourquoi utiliser un logiciel pour le pilotage des données et la gestion des documents en industrie ?

De l’automatisation des tâches à la fluidité des flux d’informations, les processus électroniques et informatiques sont devenus indispensables pour les industriels. Ces derniers peuvent obtenir des solutions dédiées aux particularités de leur activité. Pourquoi est-il recommandé d’intégrer un logiciel pour le pilotage des données et la gestion des documents ?

Dans quel contexte s’inscrit un GED ?

Les vecteurs de communication en interne sont primordiaux pour garantir une organisation optimale de ses services. Un outil adapté à ses besoins permet de bénéficier d’une information viable et exploitable. Il est donc essentiel de pouvoir disposer de progiciels et d’applications conçus pour cadrer son activité. Il peut s’agir de la dématérialisation des documents administratifs, de la consultation de données en vue d’un paramétrage précis des unités de production ou encore du classement et de l’archivage des informations. On parle alors de GED ou gestionnaire électronique des documents.

Les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion de documents

GED et ERP sont deux solutions complémentaires pour encadrer les différentes missions propres à la gestion des flux d’informations. Un logiciel de pilotage de données et de gestion de documents prend en charge de nombreux formats. Il présente également une interface accessible et facile à maîtriser. Grâce à une indexation exhaustive, il est possible d’effectuer des recherches selon plusieurs critères ou de mettre en corrélation des documents liés. Par exemple, un bon de commande avec une facture ou un bon de livraison. L’interface est commune à tous les usagers, ce qui simplifie la transversalité entre les services, les bâtiments administratifs et les sites de production.

Les atouts d’un GED pour les industries

Concrètement, l’intégration d’un GED au sein de son industrie présente de nombreux bénéfices et avantages pour garantir la meilleure organisation de travail possible :

• suivi et traçabilité des documents, ainsi que des connexions ;
• hiérarchisation des habilitations et accès simplifiés ;
• processus de sécurité rigoureux pour assurer la confidentialité et la protection des données ;
• une empreinte carbone moindre grâce à la dématérialisation ;
• des frais annexes réduits en matière de consommation de fournitures et de sollicitation de la main-d’œuvre ;
• une gestion de travail optimisée pour diminuer les délais d’attente et veiller à un meilleur taux de rendement pour la production ;
• une recherche de documents pertinente et efficace.

Chacun de ces atouts permet donc aux industriels de préserver leur compétitivité tout en garantissant une production qualitative. Par extension, les coûts de fonctionnement sont moindres, ce qui améliore la stabilité financière de l’activité professionnelle.